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远程办公的商业秘密保护风险及应对措施

2020-03-18 17:51 · 作者:高记源 何美华   阅读:5437

原标题:远程办公的商业秘密保护风险及应对措施

文 |  高记源  何美华  广东卓建律师事务所


庚子鼠年的新春因新型冠状病毒肺炎(“Novel coronavirus pneumonia”,简称“NCP”)蒙上阴霾。无需预测,这场疫情必然会对我国经济造成沉重打击,但每一个中国人都坚信我们能够战胜这场疫情,也相信全世界任何一个国家都不可能比我们做的更好。


在疫情期间,许多行业开始了远程办公,例如互联网、培训辅导、设计、律师等。互联网行业对于远程办公比较有经验,也具备一定的保密措施,但大部分行业对远程办公的理解还处于“远程办公=拉一个微信群传文件的阶段”,虽然提高了便利性,但在这个过程中,商业秘密保护受到了极大的挑战。


一、    疫情带来远程办公需求的极速增长

2019年是5G元年,但时代变革来的远没有预想的快。和世界上大部分经济较发达的国家一样,我国的经济与人口都向大城市集中,人口密集加上高昂的居住成本,迫使大量上班族花费大量时间在通勤路上,居住地与单位所在地分离,工作城市与老家所在地分离,人类最宝贵的其实是时间,为了节约人的时间,过去都是采用提升交通工具效率的方式达成的,5G所带来的变革可能是解决这一问题的良药,用信号代替人类去奔跑,让思维直接与最高速的渠道对接。

此次突如其来的疫情极大的促进了远程办公的需求,大量的程序员在家中工作以维持我们使用的社交媒体、娱乐工具、电商平台、金融支付等正常运转。

除此之外,就笔者所在的法律行业,大部分律所也开启了远程办公模式,顾问类的业务比较适合远程办公,诉讼类业务依赖于法院的工作方式。全国各级法院除了公告类案件外,大多数开始尝试线上开庭和线上调解。

诸多行业开始尝试远程办公,必然会摸索出相对可行且适合各行业发展的模式,疫情结束后,这种工作模式也不会被抛弃,更大可能是与传统的工作方式结合带来变革。

二、远程办公带来的商业秘密保护挑战

1、商业秘密已经成为许多企业的核心资产,保护意识不断提高,纠纷也随之增长


对于中小企业来说,所设置的保密措施可能只有员工劳动合同中的一句话“不得泄露公司商业机密”,这些企业开展的远程办公就是老板按照项目把员工拉进微信群,直接传送文件,直接交流工作。这样毫不设防的工作可能只适合刚刚创业的几个合伙人。不要认为自己是小公司,商业秘密就不重要,任何一个存续的公司都必然有独到之处,或是技术竞争力,或是市场竞争力,即使是只做贸易的公司,也有多年积累下的客户名单与经营信息这些高价值的商业秘密。


其实,商业秘密是指不为公众所知悉、能为权利人带来经济利益,具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息,包含的内容非常丰富。一般有如下类型:

从上图可见,商业秘密作为一种竞争性权益,理论上广泛存在于企业经营的各个环节。也由此可见,虽然技术型、制造型企业对商业秘密的保护需求非常旺盛,但非技术型、制造型企业的需求同样不可小觑。


也因此,自2008年以来,商业秘密纠纷不断攀升新高。根据alpha案例数据库公开数据,含刑事案件在内,2011年至2018年,商业秘密诉讼的年平均增长率达到79.97%。见下图。


2、因商业秘密保护难度大,原告败诉率居高不下


就数据库公开的2011年至2019年的商业秘密纠纷,经分析,一审原告被驳回起诉3.92%,全部驳回15.44%,不予受理0.49%,三项合计达19.85%,远高于知识产权整体纠纷驳回或不予受理的3.72%。也就是说,在不考虑原告可能因证据不足撤诉的情况下,商业秘密权利人的败诉率将近20%,是知识产权整体败诉率的5倍多。
2019年,《中华人民共和国反不正当竞争法》修订后,降低了商业秘密权利人的举证责任,预计案件数量还将大幅度创新高,但由于新技术、新业态的发展以及商业秘密权利人的保护意识和保护水平所限,我们认为,原告败诉率短期内不会太明显的下降,甚至还有可能提升。

这其中,因远程办公带来的泄密风险将带来极大的挑战。

3、远程办公环境下,商业秘密泄露的常见情形


非远程办公时代,许多企业都会与员工单独签订保密协议,或者至少在合同中进行了保密约定。对于一些互联网企业及高科技企业来说,可能会对办公电脑进行硬件上的限制,如限制读取、禁止复制、内外网分离等。

但远程办公兴起以后,与在办公室集中办公相比,我们初步整理,通常有以下几个挑战:

(1)基于空间的保密措施失效


例如禁止使用外部网络、网络监控、禁用USB接口、监控摄像头、门禁等措施没有施展的空间。


(2)基于对人心理施加压力的措施失效


在办公室中,工作人员自然地进入到特定的氛围中,企业常年强调的保密措施也会自然地反馈在工作人员的意识中。离开办公室后,工作人员心情放松,保密意识自然下降。在特定情形下,还容易诱使工作人员产生逆反心理,故意违反保密要求,以求得心理上的某种平衡。


(3)限制接触范围的措施部分失效


远程办公状态下,各类文件、资料必然随着人流动,可能在人员相对固定的家里,可能在喧嚣热闹的咖啡厅,也可能在人来人往的机场。此时,信息就处于随时暴露在非指定接触对象的面前。


(4)各类摄录设备的完备,将使得远程会议、电话讨论的内容被截取和固定,并处于超范围对外传播的风险之中


常规的互联网视频会议系统,基本上都适配主流的移动设备,包括笔记本电脑、苹果手机、安卓手机及各类平板电脑。这些设备一般不分私人用途还是工作用途,设备环境千差万别,其中部分软件的权限过大,致使传输于设备中的内容陷于暴露和对外传播的风险。


以上挑战,使得即使有一定商业秘密管理制度和经验的企业,突然开始远程办公,也难免会因保护措施跟不上新的形势而面临风险。

三、如何应对远程办公带来的商密泄露风险

不管是否已经做好了准备,现如今,诸多企业都已经开始了远程办公,所以我们提出了如下三个版本的建议供参考:

(一)应急版本

该版本适用于从未开展过远程办公,疫情之后也不希望在这方面投入过多的企业。至少要做到如下几点:

1、比以往更加强调保护商业秘密的意义、要求和责任。


2、加强培训,提高员工保护商业秘密的技能和一些特殊注意事项。


3、使用企业版微信等工作软件,而不是微信群。


4、布置、交接工作及重要文件传输使用电子邮件等留痕可追踪的方式。


5、如有条件可购买线上协同工作软件,以便于后台留存下载传输记录。


6、文件按照重要程度划分,重要文件加密、在明显的位置以清晰的方式声明保密要求,且缩小接触范围,切勿置于人人可见可取的位置(如微信群聊)。


(二)进阶版本

该版本适用于基本具备远程协作办公能力的企业:

1、满足应急版本的要求。


2、指导并要求员工对设备进行安全性检查及对应的设置,有条件的,配发专门设备并对设备环境予以限制。


3、承担重要工作的员工通过远程桌面等方式操作自己在公司的工作电脑。


4、严格控制通过VPN访问内网的员工人数,并进行监测和记录。


5、分配给员工的文档、设计稿等添加水印或权利信息。


6、分配给员工的编写代码任务,除设置禁止粘贴外,在工作界面使用员工工号等方式进行水印或弹幕标注。


(三)终极版本

该版本适合有决心建立完善的商业秘密保护体系的企业,但最好在专业的知识产权团队辅导下构建:

1、根据企业情况进行策略规划。


2、企业商业秘密盘点分析。


3、设计管理机制,包括:人力资源管理、业务部门管理、科研管理、外部相关方管理等。


4、文件管理,包括:物理环境文件安全管理、信息网络环境安全管理。


5、公司内部制度设计。


6、标准化文件设计。


7、设定管理组织。


8、绩效内嵌。


9、吹哨人制度。


10、软件工具导入。


11、优化辅导实施。


12、其他根据企业情况需进行的体系构建。


以上内容,希望对你的企业有所帮助。

最后,疫情终会过去,武汉加油,中国加油,一同迎接最美的阳光。


(本文仅代表作者观点,不代表知产力立场)



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